Auguste IMS

Comment transformer une PME d'expédition locale en plateforme digitale internationale

Le contexte initial

Auguste IMS s'est construit une solide réputation dans l'expédition de colis volumineux entre la Belgique et l'Afrique de l'Ouest, principalement vers le Sénégal. Leur clientèle fidèle, composée de particuliers de la diaspora sénégalaise et d'associations, leur faisait confiance pour acheminer ce qui compte vraiment : des frigos pour la famille restée au pays, des matelas pour équiper une école, des valises remplies de souvenirs.

Mais derrière cette belle histoire de croissance se cachait une réalité moins reluisante : leur outil digital ne suivait plus du tout.

La situation problématique :

Leur site web, devenu obsolète, ne reflétait plus le professionnalisme de leurs services. L'image de marque vieillissante donnait l'impression d'une petite structure artisanale, alors qu'Auguste IMS gérait des centaines d'expéditions mensuelles avec une logistique rodée.

Le processus était largement manuel : les clients appelaient pour demander un devis, l'équipe calculait manuellement les tarifs selon le type d'objet, le volume, la destination. Puis venait la prise de rendez-vous pour le dépôt ou l'enlèvement, notée dans un agenda papier avant d'être transférée vers un système digital. Les paiements se faisaient en espèces ou par virement, compliquant la traçabilité.

Résultat : une équipe débordée qui passait ses journées au téléphone à répondre aux mêmes questions, à recalculer des prix, à gérer des plannings. Un taux d'abandon élevé chez les prospects qui voulaient simplement une estimation rapide. Et surtout, une impossibilité de scaler le business sans embaucher massivement.

L'ambition de croissance :

Auguste IMS ne voulait pas rester une entreprise locale. Leur vision était claire : devenir le leader de l'expédition de colis volumineux entre l'Europe et l'Afrique de l'Ouest.

Leur plan d'expansion incluait :

• France : marché naturel avec une importante diaspora africaine
• Pays-Bas et Luxembourg : extension Benelux déjà amorcée
• Côte d'Ivoire et Guinée : diversification des destinations africaines

Mais pour y arriver, il leur fallait un outil digital capable de supporter cette ambition. Un site qui inspire confiance, qui fonctionne dans plusieurs langues, qui automatise les processus, et qui peut s'adapter rapidement à de nouveaux marchés.

Les objectifs du projet

En analysant leurs besoins avec l'équipe d'Auguste IMS, nous avons identifié 6 objectifs majeurs :

1. Moderniser complètement l'image de marque

Leur identité visuelle datait de plusieurs années. Le logo manquait de modernité, les couleurs ne transmettaient pas la confiance nécessaire pour un service d'expédition internationale. Il fallait tout repenser pour projeter fiabilité et professionnalisme.

2. Créer un système de simulation intelligent

Le cœur du problème : permettre aux clients d'estimer eux-mêmes le coût de leur expédition, peu importe la façon dont ils pensent leur envoi (volume, contenants, objets individuels). Un simulateur qui doit être précis, intuitif, et capable de gérer des combinaisons complexes.

3. Digitaliser l'expérience de bout en bout

Fini les appels pour demander un devis. Fini les rendez-vous notés à la main. Le client devait pouvoir tout faire en ligne : simuler, commander, choisir son créneau, payer, suivre son colis. Une autonomie totale qui libère l'équipe pour les tâches à vraie valeur ajoutée.

4. Réduire drastiquement la charge téléphonique

L'équipe passait 60% de son temps au téléphone pour des questions simples ou des demandes de devis. L'objectif : automatiser ces échanges pour recentrer l'humain sur le service client et la résolution de problèmes complexes.

5. Préparer l'expansion internationale

Le site devait être pensé dès le départ pour l'international : multilingue (FR, EN, NL avec possibilité d'ajouter facilement d'autres langues), adapté aux différentes zones d'expédition, capable de gérer plusieurs devises, avec une architecture qui peut évoluer sans reconstruction majeure.

6. Créer un système de paiement fiable

Accepter les paiements en ligne de manière sécurisée, générer automatiquement les factures, préparer l'intégration avec leur futur ERP Odoo. Un système qui inspire confiance et simplifie la comptabilité.

Notre approche stratégique

Ce projet nécessitait une vision globale. Pas question de faire un simple "site vitrine" ou de développer des fonctionnalités isolées. Il fallait construire un écosystème digital cohérent.

Phase 1 : Refonte du branding

Avant même de toucher au site, nous avons travaillé l'identité de marque. Parce qu'un beau site avec un logo daté, ça ne fonctionne pas.

Logo redessiné avec une typographie moderne qui respire le professionnalisme. Abandon des formes trop complexes pour une simplicité qui marque.

Nouvelle palette de couleurs centrée sur le bleu - couleur universelle de la confiance et de la fiabilité. Essentielle pour un service d'expédition où les clients confient des biens précieux.

Direction artistique cohérente appliquée sur tous les supports : site web, documents administratifs, communications clients. Une uniformité qui renforce la crédibilité.

Phase 2 : Architecture technique pensée pour durer

Nous avons construit le site sur WordPress, mais pas n'importe comment. L'architecture devait supporter :

La scalabilité : pouvoir ajouter de nouvelles fonctionnalités sans tout reconstruireLa performance : temps de chargement optimisés même avec des formulaires complexesLe multilingue natif : gestion propre des 3 langues (FR, EN, NL) avec possibilité d'en ajouter facilementLe SEO : structure optimisée pour être visible sur les recherches liées à l'expéditionL'analytics : tracking complet avec GA4, Hotjar, Meta Pixel pour comprendre le comportement utilisateur

Phase 3 : Développement des outils métier sur-mesure

C'est ici que résidait la vraie complexité : créer des fonctionnalités qui transforment l'expérience utilisateur tout en simplifiant radicalement le travail de l'équipe Auguste IMS.

Les solutions techniques développées

1. Le simulateur d'expédition intelligent : 3 modes pour 3 façons de penser

Le défi principal était que chaque client pense différemment son envoi. Certains connaissent les dimensions exactes, d'autres pensent en "contenants", d'autres encore ont des objets spécifiques. Nous avons créé un système à 3 entrées :

Mode Volume (calcul en m³)Pour les clients qui connaissent précisément leurs dimensions. Saisie des longueur/largeur/hauteur, calcul automatique du volume, application de la grille tarifaire correspondante. Possibilité d'ajouter plusieurs paquets aux dimensions différentes dans la même commande.

Mode Contenants StandardsPour ceux qui pensent en "sacs", "malles", "fûts" ou autres contenants classiques. Chaque contenant a un volume prédéfini et un tarif associé. Le client choisit simplement la quantité de chaque type. Le système calcule automatiquement le volume total et le prix.

Mode Objets IndividuelsC'est le mode le plus utilisé. Nous avons créé des fiches produits détaillées pour chaque type d'objet couramment expédié : frigo (avec différentes tailles), matelas (simple/double/queen), TV (selon les pouces), valises, vélos, fauteuils, etc.

Chaque fiche contient :

• Photos de référence
• Dimensions moyennes
• Volume calculé automatiquement
• Tarif selon la destination
• Conseils d'emballage spécifiques

Le client peut mélanger les modes dans une même commande : 2 cartons (volume), 1 malle standard (contenant), 1 frigo (objet spécifique). Le système agrège tout et calcule le tarif total.

2. Le système de commande multilingue automatisé

Une fois la simulation effectuée, le client passe commande via un formulaire développé avec FluentForm, mais connecté intelligemment à l'écosystème d'Auguste IMS.

Formulaire adaptatif selon la langueLes champs s'adaptent automatiquement à la langue choisie (FR, EN, NL). Pas de simple traduction : les formats de dates, numéros de téléphone, adresses sont adaptés aux standards locaux.

Connexion Make.com pour l'automatisationDès la soumission du formulaire :

• Les informations sont envoyées vers Google Calendar avec le bon créneau horaire (matin 8h-12h, après-midi 12h-17h, soir 17h-20h)
• Un email de confirmation personnalisé est envoyé au client dans sa langue
• Les données sont exportées vers le système logistique d'Auguste IMS
• Une notification est envoyée à l'équipe pour préparer l'enlèvement ou le dépôt

Système de créneaux horairesLe client choisit non seulement le jour mais aussi le moment de la journée. Le système vérifie la disponibilité en temps réel via l'API Google Calendar et propose uniquement les créneaux disponibles. Fini les conflits d'agenda.

3. Paiement en ligne sécurisé

Intégration de deux solutions de paiement complémentaires :

Mollie : pour les paiements par carte bancaire, avec gestion multi-devises (EUR principalement, mais préparé pour d'autres devises lors de l'expansion).

PayPal : très utilisé par la diaspora pour sa praticité et sa protection acheteur.

Le montant est calculé automatiquement selon :

• Le volume total des objets/colis
• La destination
• Les services additionnels éventuels (assurance, emballage spécial)

Après paiement, une facture est générée automatiquement avec tous les détails de l'expédition. Le système est conçu pour s'intégrer facilement avec Odoo, le nouvel ERP prévu pour janvier.

4. Emails transactionnels tout au long du parcours

Nous avons mis en place un système d'emails automatiques à chaque étape :

• Confirmation de commande avec récapitulatif
• Rappel 24h avant l'enlèvement/dépôt
• Confirmation de prise en charge du colis
• Notification d'arrivée au hub de transit
• Alerte d'arrivée à destination
• Relance automatique si le colis n'est pas récupéré sous 48h

Chaque email est personnalisé, dans la langue du client, avec un design cohérent avec la nouvelle charte graphique.

5. Back-office personnalisé pour l'équipe

Nous avons développé une interface d'administration sur-mesure qui permet à l'équipe Auguste IMS de :

• Consulter toutes les commandes en cours
• Filtrer par statut, date, destination
• Exporter les données pour la logistique (formats CSV/Excel)
• Gérer les fiches produits (ajouter de nouveaux objets, modifier les tarifs)
• Créer et publier des articles de blog pour le SEO
• Accéder aux statistiques de conversion et d'utilisation

L'interface est intuitive, même pour des utilisateurs non techniques. Nous avons organisé une formation de 2h avec l'équipe pour assurer une prise en main optimale.

6. Tracking et optimisation continue

Mise en place d'un écosystème complet de suivi :

Google Analytics 4 : parcours utilisateur, taux de conversion, pages les plus consultées, abandon de formulaire

Hotjar : heatmaps pour voir où cliquent les utilisateurs, enregistrements de sessions pour identifier les points de friction

Meta Pixel : retargeting publicitaire pour récupérer les utilisateurs qui ont abandonné

Ces outils permettent d'améliorer continuellement l'expérience et d'identifier rapidement les problèmes.

Les résultats mesurables

Trois mois après le lancement de la nouvelle plateforme, les résultats sont déjà significatifs :

Transformation de l'expérience client

Autonomie complète : 78% des clients finalisent leur commande sans appeler l'équipe

Taux de conversion multiplié par 2,4 sur les demandes de devis par rapport à l'ancien site

Satisfaction client en hausse : retours positifs sur la clarté du processus et la transparence des prix

Confiance renforcée : le nouveau branding et la possibilité de payer en ligne ont considérablement amélioré la perception de professionnalisme

Efficacité opérationnelle drastiquement améliorée

Réduction de 65% des appels entrants pour des questions simples ou des demandes de devis

Gain de temps de 12h/semaine sur la gestion des plannings grâce à l'automatisation Google Calendar

Zéro erreur de saisie dans les commandes (auparavant, environ 8% contenaient des erreurs dues à la prise de notes téléphonique)

Facturation automatisée : économie de 6h/semaine sur la génération et l'envoi des factures

Meilleure rétention : les relances automatiques ont augmenté le taux de récupération des colis de 23%

Base solide pour l'expansion internationale

Architecture multilingue opérationnelle : ajout du néerlandais effectué en 2 jours seulement

Préparation technique pour de nouvelles destinations : ajout d'un pays dans le simulateur en moins d'une heure

Système scalable validé : la plateforme supporte sans problème une augmentation de 300% du trafic lors des pics (périodes de fêtes, rentrée scolaire)

SEO international : positionnement sur des requêtes clés en France, Belgique et Pays-Bas

Impact business global

Augmentation du chiffre d'affaires de 42% au cours des 3 premiers mois (combinaison de meilleur taux de conversion + élargissement géographique)

Acquisition de 156 nouveaux clients via le site web (vs 34 sur la même période l'année précédente)

Panier moyen en hausse de 18% grâce à la facilité d'ajouter plusieurs colis dans une commande

Image de marque valorisée : Auguste IMS reçoit maintenant des demandes de partenariat d'autres acteurs logistiques impressionnés par leur professionnalisme

Ce que dit le client

"Travailler avec Numeon a été un véritable tournant pour Auguste IMS. Ils n'ont pas simplement créé un site web, ils ont compris notre métier, nos contraintes, nos ambitions. Aujourd'hui, notre plateforme est notre meilleur commercial. Elle travaille pour nous 24/7, et nous permet de nous concentrer sur ce qu'on fait de mieux : offrir un service d'expédition impeccable. La réduction des appels entrants nous a permis de redéployer notre équipe sur l'amélioration du service client et la préparation de notre expansion internationale. C'était exactement ce dont on avait besoin."

— Équipe Auguste IMS

Les leçons à retenir de ce projet

1. Comprendre le métier avant de coder

Nous avons passé plusieurs jours à observer le fonctionnement d'Auguste IMS, à comprendre leurs flux de travail, à identifier ce qui prenait du temps. Cette phase d'immersion a été cruciale pour concevoir des solutions vraiment adaptées.

2. Penser scalabilité dès le départ

Plutôt que de résoudre les problèmes immédiats, nous avons construit une architecture qui peut évoluer avec l'entreprise. Ajouter un nouveau pays, une nouvelle langue ou une nouvelle fonctionnalité ne nécessite pas de refonte.

3. L'automatisation bien pensée libère l'humain

L'objectif n'était pas de remplacer l'équipe par des robots, mais de les libérer des tâches répétitives pour qu'ils puissent se concentrer sur le relationnel et la résolution de problèmes complexes.

4. Le branding est aussi important que la technique

Sans la refonte visuelle préalable, même le meilleur site du monde n'aurait pas inspiré la confiance nécessaire pour des transactions en ligne de plusieurs centaines d'euros.

5. Les données guident l'amélioration continue

Grâce aux outils de tracking, Auguste IMS peut maintenant prendre des décisions basées sur des données réelles, pas sur des intuitions.

La suite du projet

Notre collaboration avec Auguste IMS ne s'arrête pas au lancement. Nous accompagnons l'équipe dans :

Phase 2 (en cours) : Intégration avec l'ERP Odoo pour une gestion encore plus fluide de la facturation et de la logistique

Phase 3 (Q1 2025) : Développement d'un espace client où les utilisateurs peuvent suivre en temps réel tous leurs envois, accéder à leur historique, et gérer leurs informations

Phase 4 (Q2 2025) : Déploiement d'une application mobile pour faciliter encore plus l'expérience, notamment pour la prise de photos des colis avant envoi

Optimisation continue : analyse mensuelle des données et ajustements pour améliorer constamment les taux de conversion

Votre entreprise est prête pour sa transformation digitale ?

Le projet Auguste IMS illustre parfaitement notre approche : nous ne construisons pas que des sites web, nous créons des écosystèmes digitaux qui supportent vos ambitions de croissance.

Que vous soyez dans la logistique, le e-commerce, les services B2B ou B2C, si votre outil digital freine votre développement plutôt que de l'accélérer, nous devrions en parler.

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P.S. Si vous vous reconnaissez dans la situation initiale d'Auguste IMS (processus manuels, site obsolète, ambitions de croissance), sachez qu'il existe des solutions. Et qu'elles sont probablement plus accessibles que vous ne le pensez.

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